Welche Löwenaufgaben ein Prüfungssekretariat bewältigen muss, ist vielen Organisationen gar nicht bewusst. Dass die Arbeit rund um Berufsprüfungen spannend und herausfordernd zugleich sein kann, zeigt unser Beispiel.
Nehmen wir nur das Zusammentragen, Erstellen und „Ausliefern“ der Dokumente.
Stellen sie sich vor, sie organisieren eine Berufsprüfung, in der mehrere Fächer schriftlich geprüft werden und das Fachwissen später an der mündlichen Prüfung abgefragt wird. Die Prüfungsfragen werden von Fachleuten erstellt und dem Prüfungssekretariat zur elektronischen Weiterverarbeitung zugestellt.
Wer denkt, damit ist der Löwenanteil getan, irrt. Denn die Arbeit, mit der ein reibungsloser und gesetzeskonformer Ablauf gewährleistet wird, ist mindestens genauso umfangreich. Der übliche Prozess bei der Vorbereitung einer Berufsprüfung läuft wie folgt:
- Zuerst werden die Prüfungsfragen pro Themengebiet oder Fach einheitlich gestaltet – meist bewegt sich das zwischen 5 und 10 Fächern.
- Ein Fachteam arbeitet das Werk durch und das Prüfungssekretariat korrigiert alle Fragen und Antworten.
- Hat alles seine Ordnung, wird für die Druckerei pro Fach und Sprache eine Version für Experten und eine Version für die Kandidaten erstellt.
- Überschlagsmässig gibt es im Durchschnitt 15 Fragen pro Fach – in den meisten Fällen in der Schweiz zwei- oder dreisprachig.
- Gehen wir von 8 Fächern und 15 Fragen aus, plus Umschlagseiten, Erklärungen sowie Zusatzblätter, sind das schnell 20 Seiten pro Exemplar.
- Allein die Exemplare für rund 120 Kandidaten in zwei Sprachen kommen so auf rund 38’400 gedruckte Blätter oder rund 1’920 Exemplare.
- Auch die Experten benötigen ein Exemplar – also weitere 15 pro Fach = 120 Exemplare.
Das heisst, im Prüfungssekretariat werden rund 2’040 Exemplare fein säuberlich nach Fach geordnet verpackt, von der Druckerei angeliefert.
Davon gehen ca. 17% in eine andere Sprachregion – entsprechende Begleitschreiben müssen vorbereitet werden. Hinzu kommen noch die Korrekturblätter (pro Kandidat 2 Stück) – auch das sind wieder rund 3’840 Blätter. Nicht zu vergessen, all die offiziellen Formulare, Zeitpläne, Schreibblöcke, Druckerpapier und sonstiges an Papier. Und Papier wiegt eine ganze Menge!
Da das Prüfungssekretariat während der Prüfungen parallel an den Prüfungsorten aufgebaut und betreut wird, müssen alle Dokumente zu den Prüfungen mitgenommen, wieder zurückgebracht und je nach Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt zum Korrigieren geliefert werden. Ein gutes Prüfungssekretariat denkt also auch an spezielle Transporthilfen und den Schutz vor unangenehmer Witterung.
Das Prüfungssekretariat ist also nicht nur der Support für die Experten und Kandidaten. Es wird auf diese Weise sogar zu einer Art „Umzugsunternehmen“, das all die (ge)wichtigen Sachen, professionell und pünktlich bereit hält.
Unser Team macht (nicht nur) das mit viel Passion und übernimmt gern die Organisation ihrer Prüfungen.