In der Regel werden Gespräche, die zwischen mehreren Personen geführt werden, schriftlich festgehalten, sprich protokolliert. Dafür steht entweder eine Person zur Verfügung, die von Amtes wegen definiert oder gewählt ist. Oder – was auch häufig der Fall ist – Sie legen zu Beginn der Sitzung fest, wer das Protokoll schreibt.
Je nach Erfahrung der Person können Protokolle deshalb ganz unterschiedlich ausfallen. Von sehr ausführlich und korrekt bis «nicht brauchbar».
Unterscheiden Sie, ob Sie ein Verlaufsprotokoll oder ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll benötigen. Einige Bestandteile sind gleich:
- Wann und wo hat das Gespräch stattgefunden?
- Wer wurde eingeladen?
- Wer hat tatsächlich teilgenommen?
- Wie lange dauerte das Gespräch?
- Welche Themen wurden behandelt?
Das hört sich einfach und logisch an – und ist auch tatsächlich nicht schwer niederzuschreiben. Dennoch ist bereits hierbei eine absolute Sorgfaltsperson hilfreich, damit sie jedem Detail vertrauen können.
Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll wird schwieriger. Besonders, wenn Sachverhalte und Meinungsverschiedenheiten dokumentiert werden sollen. Was sind genau die wesentlichen Punkte eines Sachverhaltes, die im Zusammenhang mit einem Beschluss stehen? Kennt und versteht der Protokollführer die Zusammenhänge?
Nehmen wir an, der Vorstand beschliesst eine neue Kommunikationskampagne. Die Themen werden definiert und ein erster Zeitplan wird erstellt, ein Vorstandsmitglied soll für das Thema verantwortlich sein. Da die Kampagne erfolgreich sein soll, wird gemeinsam beschlossen, eine spezialisierte Agentur hinzuziehen. Alle sind zufrieden mit der Entscheidung und widmen sich ihren Geschäften.
In der Folgewoche schreibt das Vorstandsmitglied das Briefing und ein paar Wochen später legt die Agentur die ersten Vorschläge vor. Doch die entsprechen nicht den Erwartungen und Vorstellungen aller Vorstandsmitglieder. Sie wundern sich und es gibt lange Gesichter. Sofort ensteht eine Diskussion wie das passieren konnte.
Das Protokoll der letzten Sitzung wird hervorgezogen und man stellt fest, dass nicht alle Punkte, die besprochen wurden, auch im Detail festgehalten wurden. Auch verschiedene Ideen waren nicht dokumentiert worden.
Das beauftragte Vorstandsmitglied hat das Briefing an die Agentur so verfasst, wie es den Auftrag selbst verstanden hatte und mit den Informationen, die ihm selbst in der Erinnerung geblieben sind, vielleicht auch nach eigenen Präferenzen für die eine oder andere Richtung der Kampagne.
Die Folge: Es muss neu begonnen werden – knappe Zeit und Geld sind verloren. Mit einem detaillierten, klar verfassten Protokoll wäre man jetzt bereits einen Schritt näher an der fertigen Kampagne gewesen.
Protokolle sind auch sehr wertvoll, wenn die Besetzung innerhalb der Gremien wechselt – was in vielen Verbänden auch jährlich vorkommt.
Mit guten Protokollen können sich neue Gremien-Mitglieder über das bisher Geschehene und auch Beschlossene informieren. Sie sind also auch Informationsquellen und Leitfaden für die bisherigen Engagements der Organisation.
In unserem Team sind einige erfahrene Protokollführer, die sie gerne unterstützen.