Die Arbeiten des Prüfungssekretariates setzen sich aus einem spannenden Zusammenspiel unterschiedlicher Zahnrädchen zusammen. Erst ein gegenseitiges Ineinandergreifen der Abläufe und Anforderungen bringen eine Prüfung zu einem funktionierenden Ganzen.
Eine der wichtigsten Herausforderungen innerhalb eines Prüfungssekretariates ist die Erstellung von Zeitplänen. Begonnen wird mit der Festlegung der Prüfungsdaten, die sich normalerweise aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil zusammensetzen. Bei einigen Prüfungen ist zudem die Diplomarbeit zusätzlicher Bestandteil der Prüfung.
Stehen die Prüfungsdaten fest, wird zurückgerechnet, wie viel Zeit für welche Akteure und die zu erledigenden Arbeiten benötigt werden.
Vor jeder Prüfung ist es wichtig zu wissen, welche Experten für welche Bereiche zur Verfügung stehen. Einige Monate vor der Prüfung werden diese Informationen mittels einer Umfrage bei den Experten abgeholt. Normalerweise werden Experten für die Aufsicht während der schriftlichen Prüfungen, für Korrekturarbeiten und Abfragen von mündlichen Prüfungen benötigt.
Elementar ist auch die Anzahl Tage, für die ein Experte zur Verfügung steht. Je nach Anzahl Kandidaten werden beispielsweise für die Korrekturen während drei Tagen je rund 35 Experten benötigt. Bei den mündlichen Prüfungen werden pro Kandidat jeweils zwei Experten eingesetzt. Die Experten können wählen, ob sie für einen oder mehrere Kandidaten die mündliche Prüfung abnehmen wollen.
Wenn alle diese Informationen vorliegen, Bereiche, Anzahl Tage und verfügbare Daten, mündliche Prüfung ja oder nein, dann kann mit dem „Feintuning“ der Zeiteinteilung begonnen werden. Keiner der Kandidaten darf vergessen gehen, es muss peinlichst darauf geachtet werden, dass die Expertenteams aufeinander abgestimmt sind. Zeitfenster dürfen nicht durch den gleichen Experten doppelt belegt sein, da die Expertenteams innerhalb eines Tages wechseln können. Je nach Anzahl der Kandidaten ist das ein kleinteiliges und aufwändiges Puzzlespiel.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil – ohne den die Prüfungen nicht funktionieren – ist die Reservation von entsprechenden Räumlichkeiten, Übernachtungen und auch Mahlzeiten. Für die mündlichen Prüfungen wird pro Tag pro 10 Kandidaten ein Raum benötigt. Dazu kommen noch Korrekturräume, Sekretariat und ein genügend grosser Raum für die schriftliche Prüfung. Da an unterschiedlichen Tagen und in zeitlichen Abständen mehrere Räume oder Zimmer am gleichen Ort verfügbar sein müssen, sind auch Anbieter solcher Lokalitäten Teil des Zusammenspiels und der Planung.
Die Organisation der Übernachtungen beispielsweise gleicht der Arbeit einer Reise-Organisation. Auch wenn im Vorfeld bekannt ist welche Personen an welchem Datum an- oder abreisen, gibt es meist kurz vor den Einsatztagen Verschiebungen und Umbuchungen. Meist spielen geschäftliche oder private Termine der Experten eine Rolle, die zu berücksichtigen sind.
Das Erstellen von Zeitplänen ist vielfältig und erfordert viel Fingerspitzengefühl damit all die Zahnrädchen ineinander greifen. Unser Team macht das mit viel Passion und Erfahrung und doch ist es jedes Mal neu und bringt andere Herausforderungen mit sich als beim letzten Mal.