Wir sind das Service-Center der Organisation. Wir ergänzen notwendige Ressourcen für die Geschäftsstelle – von erfahrenen Mitarbeitern über Büros bis zur technischen Infrastruktur. Wir integrieren passende Mitarbeiter in unser asoma-Team und entlasten so die Budgets.
Die administrative Schaltzentrale ist das Sekretariat. Das Herz jedes Verbandes, jeder Organisation oder Interessengruppe.
Im Sekretariat laufen Fäden und Informationen zusammen. Diese werden sortiert, verarbeitet und weitergeleitet. Ohne administrative Abwicklung oder Unterstützung läuft meistens nichts.
Das Selbstverständnis eines guten Sekretariates ist das eines «Service-Centers». Die Mitarbeiter/-innen organisieren alles Mögliche oder Unmögliche, nehmen Anrufe entgegen, erteilen gewünschte Informationen, kümmern sich um Fragen und Wünsche, klären ab und leiten Themen den zuständigen Personen weiter.
Auch die nötigen administrativen Arbeiten werden gewissenhaft erledigt. Das Sekretariat kümmert sich zum Beispiel um den Versand von Lehrmitteln, erstellen Unterlagen für Veranstaltungen, organisieren den Druck von Briefschaften oder Werbemitteln oder pflegen die Aufschaltung von Stelleninseraten auf den Job-Börsen der Websites der Organisationen.
Um so wichtiger, dass im Sekretariat Personen eingesetzt sind, die diese wichtige Rolle in der Organisation verstehen und sie engagiert ausführen. Personen, die sich um sämtliche Anliegen kümmern, die tagaus tagein eingehen – und die das hauptberuflich und gern tun.
Bei kleineren und mittleren Organisationen sehen wir oft Geschäftsführung und Sekretariat identisch in einer Person.
Als Geschäftsführer wird und muss diese Person Prioritäten setzen. Sie wird auch mal abends an Vorstandssitzungen teilnehmen und diese vorbereiten. Das zur Verfügung stehende Zeitpensum wird tendenziell zu Lasten des Sekretariats eingeteilt.
Die Sekretariatsarbeiten werden also erledigt, wenn Zeit dazu ist. Telefone werden auf Handy oder Beantworter umgeschaltet. Auf die Dauer kann das für alle Beteiligten und vor allem für die Organisation zu einer unbefriedigenden Situation führen. Vor allem, wenn zu bestimmten Zeiten Generalversammlungen oder Veranstaltungen organisiert werden müssen und eine grössere Arbeitsbelastung entsteht.
asoma hilft, dieses Spannungsverhältnis aufzulösen. Für alle in der Organisation engagierten Personen ist es wichtig, ihr zeitliches Engagement optimieren zu können.
Das geht am einfachsten, in dem für administrative Belange ein leistungsfähiges Sekretariat aufgebaut wird. Unser flexibel einsetzbares und gut aufgestelltes Office-Team erledigt alle Aufgaben gewissenhaft und ist professionelle Anlaufstelle für Präsidenten, Vorstandsmitglieder und weitere Gremien.
Wenn zudem bereits vorhandene Infrastrukturen wie Sitzungszimmer oder Postadresse mit genutzt werden können, ist die Entlastung schnell spürbar.
Erreichbarkeit und Professionalität sind gewährleistet. Alle können sich beruhigt ihren Kernanliegen widmen.